Webinaire IFEC et Quickbooks : l'automatisation des tâches et les avantages de la dématérialisation

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Le 29 mai dernier, s'est tenu un webinaire co-organisé par l'IFEC et Quickbooks, qui édite un logiciel de comptabilité et de facturation à destination des entrepreneurs, sur le sujet de l'automatisation des tâches et les bonnes pratiques qui l'accompagnent. Ont aussi été abordés les avantages commerciaux de ces nouveaux outils au sein de la profession comptable.

Le webinaire était animé par Frank Lascombes, responsable grands comptes chez Quickbooks et par Matthieu Vialay, expert-comptable au sein du cabinet Accabiz et utilisateur de Quickbooks.

Quickbooks, un logiciel collaboratif entre l'entrepreneur et l'expert-comptable

Tout d'abord, Frank Lascombes rappelle que Quickbooks n'est pas un outil de production : c'est un logiciel de gestion collaboratif entre un entrepreneur et un collaborateur d'un cabinet comptable. L'objectif de Quickbooks est justement de rapprocher les entrepreneurs de la profession comptable. Les entreprises sont d'ailleurs plus pérennes lorsqu'elles travaillent avec des cabinets d'experts-comptables.

Quickbooks entend donc faciliter et améliorer ces relations en fournissant un certain nombre d'outils à destination tant des entrepreneurs que des collaborateurs.

Par exemple, au sein du cycle devis-facture, lorsque le client émet une facture, elle génère automatiquement une écriture dans le journal des ventes. Pour le côté achat-frais, le client a juste à prendre en photo ou scanner un document pour qu'il apparaisse dans le journal d'achat, après être passé par un logiciel OCR. Il est aussi par exemple possible d'établir une connexion avec la banque. Cela va permettre au logiciel de récupérer les lignes de relevé bancaire pour établir des correspondances avec les cycles d'achat ou de frais.

Côté entrepreneur, le logiciel se veut intuitif et clair. Il propose des récapitulatifs colorés et clairs et met en valeur les éléments importants, comme les factures impayées par exemple. Tous les éléments insérés par l'entrepreneur ou le collaborateur permettent au logiciel de générer des rapports. Si ceux-ci sont plutôt à destination du comptable, ils peuvent aussi être consultés par l'entrepreneur.

Les avantages commerciaux de la dématérialisation

Matthieu Vialay ne voit quant à lui que des avantages à cette dématérialisation et cette automatisation. Le premier avantage évident selon lui est le gain de temps important que ce genre de logiciel comme Quickbooks permet.

Comme le logiciel est collaboratif entre le cabinet et l'entrepreneur, ce dernier a directement accès à certaines informations et aux rapports générés automatiquement par le logiciel. Le collaborateur s'épargne donc les questions les plus simples et les plus courantes sur certains points de comptabilité, car ces éléments sont déjà clairement affichés dans le logiciel.

Ainsi, dans les faits, cela permet d'avoir à répondre à des questions avec une valeur ajoutée beaucoup plus importante et donc de se recentrer plutôt sur une activité de conseil auprès du client, puisque le logiciel traite déjà automatiquement beaucoup d'aspects.

Un autre point important mis en avant par Matthieu Vialay est l'aspect commercial. La démonstration du logiciel et de son utilisation par le cabinet a quelque chose d'attirant pour les clients, cela montre que le cabinet est moderne, à la pointe de la technologie, mais aussi qu'il utilise des outils digitaux pratiques tant pour le client que pour le collaborateur.

Enfin, Frank Lascombes estime que les cabinets qui avaient mis en place des plateformes collaboratives comme Quickbooks avant le confinement ont probablement récupéré des clients pendant cette période. La digitalisation, pendant le télétravail généralisé, a nécessairement eu ses avantages. Cette période a aussi probablement convaincu un grand nombre de cabinets hésitant à sauter le pas pour adopter eux aussi des outils collaboratifs et technologiques.

Raphaël Lichten

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