Utiliser la technologie pour transformer le processus d'audit

Commissariat aux comptes
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Une tribune de Lucie Bordelais, Vice-Présidente régionale de BlackLine France.

Fin septembre dernier, trois ans après la découverte d’une fraude dans les comptes de la holding de William Saurin, les commissaires aux comptes du groupe sont passés devant le gendarme de la profession, le Haut conseil du commissariat aux comptes (H3C) pour un procès disciplinaire. Mazars et PwC ont été accusés « d’insuffisance grave » et le rapporteur général a réclamé la sanction maximale d’un million d’euros chacun et une interdiction temporaire d’exercer avec sursis. Pour certains, cela fait écho à une série de faillites et de scandales comptables qui ont ébranlé le Royaume-Uni ces dernières années.

A la suite de ces scandales, le Financial reporting council (FRC), gendarme britannique des audits (dont certaines missions recoupent celles du H3C en France), a décidé de contrôler les entreprises beaucoup plus attentivement, affirmant que la qualité des missions d’audit avait diminué de manière « inacceptable ». Cette reprise en main pourrait s’accompagner de l’introduction outre-Manche d’une nouvelle réglementation inspirée de la loi Sarbanes Oxley américaine et selon laquelle les chefs d’entreprise devraient attester que les processus de contrôle utilisés en interne sont suffisamment robustes pour garantir la fiabilité des états financiers. Un auditeur externe serait missionné pour valider ces assertions, rendant les dirigeants personnellement responsables en cas d’infraction.

Dans ce contexte, le simple terme « audit » pourrait inquiéter les comptables les plus chevronnés. Il n’y a pourtant aucune raison que ce soit le cas ; en effet, les moyens ne manquent pas d’éliminer les obstacles potentiels et la pression qui accompagnent cet exercice, à commencer par l’adoption de certaines technologies. La modernisation des processus traditionnels peut aider la fonction comptable et financière à minimiser les risques et à gagner la confiance des différentes parties prenantes.

Aborder un audit avec sérénité

Dans le meilleur des cas, un audit implique la recherche d’informations dispersées dans des applications, des disques durs partagés, des tableurs et des classeurs, sans oublier l’échange d’e-mails, les réunions et les vidéoconférences entre les comptables et les auditeurs.

Bien souvent, les audits viennent s’ajouter à des échéances mensuelles déjà bien chargées, exerçant une pression supplémentaire sur les équipes financières. Mais si ces audits sont nécessaires, les tensions et l’inefficacité qu’ils induisent ne sont en aucune manière justifiées. La technologie peut apporter des solutions en réduisant les tâches propices aux erreurs, en assurant des contrôles plus stricts et en permettant d’accéder en temps réel aux informations demandées.

Le déploiement d’un logiciel de gestion des clôtures financières permet par exemple d’automatiser l’exécution des processus de clôture mensuels, qu’il s’agisse d’effectuer des rapprochements ou d’analyser les fluctuations d’un compte, éliminant ainsi les opérations génératrices d’erreurs. Les nombreuses fonctionnalités dont sont dotés ces logiciels permettent de veiller au respect des règles, procédures et réglementations en vigueur tout en contribuant à la mise en place d’un environnement de contrôle comptable dématérialisé. En résumé, un logiciel de gestion des clôtures financières fournit des données propres et vérifiées issues d’une source d’information unique.

Cette solution simplifie la manière dont les comptables, les contrôleurs de gestion et les auditeurs trouvent, partagent et décortiquent les informations. Quelques minutes suffisent pour passer une transaction au crible au lieu de plusieurs heures, voire plusieurs jours. Les plateformes de clôture financière permettent également de fournir aux auditeurs externes et internes un accès aux données en lecture seule. Résultat, des délais de préparation raccourcis, des échanges moins nombreux et des recherches moins détaillées. Ces activités étant rationalisées, les financiers peuvent se concentrer sur la fourniture d’informations vérifiées aux partenaires et aux auditeurs.

Face à un audit, l’utilisation d’un logiciel de clôture financière présente de nombreux avantages

Une fois ces processus instaurés, les auditeurs peuvent remplacer la méthode réactive traditionnelle par une approche proactive automatisée qui présente trois avantages.

1) Renforcer la transparence et améliorer la relation entre le client et l’auditeur

Transparence rime avec confiance. Un auditeur sera mieux disposé s’il a la possibilité d’évaluer facilement les tenants et les aboutissants d’un compte ou d’une écriture. Avec une plateforme d’automatisation comptable, les désagréments occasionnés par les échanges incessants et la recherche de détails parfois introuvables disparaîtront, les informations demandées étant correctement documentées et aisément accessibles en un seul et même endroit. C’est une relation positive sur le long terme, l’auditeur pouvant accompagner l’entreprise auditée pour comprendre et respecter des règles comptables parfois complexes.

2) Rationaliser les processus d’audit

Entre les revues trimestrielles, les audits de fin d’année et d’autres processus, les entreprises ont parfois la sensation que les auditeurs peinent à lever le camp. Mais grâce aux nouvelles technologies, les audits peuvent gagner en efficacité. A titre d’exemple, auditeurs et clients disposent désormais d’un « délai de préparation » plus court grâce à la centralisation des fichiers ; d’une gestion plus claire des tâches attribuées et de leur suivi grâce à un accès et une surveillance en temps réel ; ainsi que d’un processus de gestion de la « PBC list » simplifié dans le cadre duquel les clients fournissent et les auditeurs demandent des informations en appui des procédures d’audit.

3) Réduire le coût et la durée des audits

Si la dématérialisation des processus d’audit ne s’accompagne pas toujours d’une diminution des honoraires, la technologie contribue néanmoins par différents moyens à minimiser les coûts. Tout d’abord, l’accès à une plateforme centralisée permet aux auditeurs de travailler à distance – c’est indispensable dans le monde post-pandémie – ce qui réduit les visites sur site et les frais de déplacement. Les auditeurs disposent ainsi d’une plus grande flexibilité pour s’organiser avec leurs différents clients, avec à la clé une hausse de la productivité et du nombre d’heures facturables.

Deuxièmement, un auditeur qui pointe une erreur demande généralement des informations supplémentaires, entraînant des frais imprévus. En marginalisant ce risque d’erreur, la technologie permet aux auditeurs de tester les contrôles informatiques ou de revoir les règles métier configurables au lieu de procéder à un échantillonnage étendu et de tester certaines transactions dans leurs moindres détails.

Et demain ?

Dans un environnement opérationnel et réglementaire de plus en plus complexe, les exigences qui entourent les audits continuent d’évoluer. Les équipes en charge des audits internes et de la conformité ne doivent plus fonctionner de façon « réactive », mais faire preuve de proactivité pour identifier et maîtriser les risques. A l’heure où la qualité et l’efficacité du reporting n’ont jamais suscité autant d’attentes, c’est le moment ou jamais de renforcer les contrôles en faisant confiance à la technologie.

Lucie Bordelais, Vice-Présidente régionale de BlackLine France

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