Facture électronique et signature : comment ça marche ?

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La crise sanitaire, et plus particulièrement la période du confinement, ont montré toute l’importance de la dématérialisation pour assurer la continuité de l’activité, quelles que soient les circonstances. Mais beaucoup d’entreprises, qui s’estimaient pourtant bien outillées de ce point de vue, ont aussi constaté, en achoppant sur l’étape clé de la signature, que la dématérialisation des factures ne vaut que si le processus est couvert de bout en bout.

Fort heureusement, la signature électronique a désormais atteint un niveau de maturité juridique, technique et fonctionnelle qui lui permet d’être un maillon fort et fiable des processus nécessitant des validations irréfutables, à l’instar du processus de facturation (procure-to-pay ou P2P).

Facture électronique et signature : un cadre juridique de confiance

D’un point de vue juridique, la signature électronique est encadrée en France par deux textes fondamentaux : la loi du 13 mars 2000, qui lui reconnaît la même valeur légale que la signature manuscrite, et le règlement européen eIDAS de 2014, entré en vigueur en 2016, qui établit un socle juridique commun pour les échanges numériques au sein de l’Union européenne, et en précise les niveaux de garantie selon les mesures mises en œuvre. C’est la robustesse de ce cadre juridique qui permet aujourd’hui aux entreprises d’adopter la signature électronique en toute confiance.

Facture électronique et signature : des technologies éprouvées

Techniquement, les avancées en matière de chiffrement, notamment, permettent de garantir – et si nécessaire de prouver – les qualités attendues d’une signature : identité avérée du signataire ; infalsifiabilité, irrévocabilité et usage unique de la signature ; intégrité du document signé. L’horodatage, l’empreinte numérique du document et l’apposition du certificat par un tiers de confiance qualifié contribuent à la robustesse du dispositif. Concrètement, si la signature manuscrite sur une tablette ad hoc conserve une certaine force symbolique, elle n’est ni la plus commode, ni la plus sûre. Pour les processus dématérialisés, on privilégiera les codes à usage unique (OTP), envoyés par mail ou SMS.

Facture électronique et signature : de nombreuses fonctionnalités associées

Les dernières solutions de dématérialisation du processus purchase-to-pay (P2P) couvrent le cycle de vie des factures jusqu’à son terme, c’est-à-dire leur archivage pour la durée légale maximum de dix ans.

Conformes à la norme AFNOR NF Z 42-013, qui encadre l’archivage électronique, ces solutions prennent en charge les factures nativement numériques, ainsi que les factures papier, dont elles réalisent une « copie fiable ». Afin de garantir l’intégrité des documents, elles intègrent notamment l’horodatage et la signature électronique par un certificat RGS** et documentent également la procédure d’archivage et les contrôles effectués (d’accès, d’intégrité, de sauvegarde, de redondance).

Enfin, toutes ces opérations sont réalisées de la façon la plus fluide et la plus ergonomique possible, dans la continuité du processus de traitement des factures, afin que l’archivage probant soit une sécurité sans pour autant constituer une contrainte.

Angélique Ribas, Yooz

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