La facture électronique, une révolution à ne pas manquer

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Il y a moins de dix ans, la facture électronique n'avait pas d'existence juridique. Aujourd'hui, elle est obligatoire pour l'ensemble des transactions avec le secteur public et le sera prochainement pour toutes les opérations interentreprises.

Dans la vie des affaires, rares sont les évolutions à la fois si rapides et d'une telle ampleur. Convaincues que la facture électronique est un instrument puissant de modernisation et de compétitivité de l'économie (et de lutte contre la fraude), les autorités françaises et européennes sont en grande partie à l'instigation de cette marche forcée. Pour les entreprises, les avantages ne font aucun doute : productivité accrue des services comptables, meilleures qualité et disponibilité de l'information, diminution des risques et des litiges, réduction des coûts liés au papier (affranchissement, archivage…). Mais dans une période de grande incertitude, marquée par d'innombrables bouleversements, le calendrier n'en reste pas moins serré et de nombreuses interrogations persistent au moment de se lancer. Pour que toutes les entreprises, notamment les plus petites, puissent respecter leurs obligations et tirer pleinement bénéfice de la révolution de la facture électronique, nous avons essayé de répondre ici à toutes les questions qu'elles se poseraient encore.

La facture électronique, une notion très encadrée

La facture électronique est encadrée par plusieurs textes, à commencer par la directive européenne 2010-45 CE de 2010, transposée en France au 1er janvier 2014, qui la définit et lui donne sa valeur juridique. Une facture électronique doit faire figurer un certain nombre de mentions et d'informations obligatoires (numéro, date, identités du vendeur et de l'acheteur, prix HT et TTC…) et s'appuyer sur un format technique qui garantisse durablement son authenticité, sa lisibilité et son intégrité. Ce sont essentiellement les formats EDI, le PDF signé électroniquement et le PDF simple. Dans ce dernier cas, une piste d'audit fiable (PAF) doit être mise en place par l'acheteur pour pouvoir démontrer la réalité de l'opération économique facturée en cas de contrôle.

Une étape clé des processus dématérialisés : la signature électronique

La généralisation de la facture électronique s'inscrit dans le mouvement plus large de dématérialisation des échanges que la crise sanitaire a encore contribué à accélérer. Cette mutation ne saurait toutefois être complète que si toutes les étapes de la transaction sont elles-mêmes dématérialisées, en particulier la signature, qui scelle l'accord entre les parties. Or, il existe aujourd'hui pour cela un cadre juridique et technologique suffisamment robuste. Juridiquement, la loi française du 13 mars 2000 et le règlement européen eIDAS de 2014 fournissent le socle de confiance indispensable aux ratifications électroniques. Technologiquement, les avancées récentes en matière de chiffrement permettent de garantir l'identité des signataires, l'infalsifiabilité, l'irrévocabilité et l'unicité de leur signature, ainsi que l'intégrité du document signé. En outre, les solutions de signature électronique offrent des fonctionnalités supplémentaires (signature en masse, workflows de validation…) qui en démultiplient les bénéfices pratiques.

Du papier à l'électronique : la copie fiable

D'ici à janvier 2025, date annoncée de la fin de la facturation papier, celle-ci a malgré tout encore de beaux jours devant elle. Les entreprises doivent donc se préparer à recevoir et traiter pour quelques années encore à la fois des factures papiers et des factures électroniques. Pour éviter de maintenir deux processus en parallèle et pouvoir tirer tous les bénéfices d'une approche unifiée, il est possible de produire dès réception de la facture papier une copie numérique dont la valeur juridique est identique à celle de l'originale. Grâce à la reconnaissance de caractères (OCR), cette copie, dite « fiable », sera la source des données injectées dans les systèmes comptables, et c'est elle que l'entreprise conservera précieusement pour satisfaire à d'éventuels contrôles.

L'archivage des factures fournisseurs : une obligation et une précaution

Qu'il s'agisse de la copie numérique d'une facture papier ou d'une facture nativement électronique, les exigences en matière d'archivage sont les mêmes. Durant toute la durée légale de conservation (six ans pour le fisc, mais souvent davantage pour se couvrir de tout risque juridique), le système d'archivage doit être capable de garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité du document. Pour cela, il est impératif de recourir à une solution technologique qui soit dédiée à cet usage, non réinscriptible, et capable de sécuriser et tracer l'accès aux documents. Comme pour la réalisation de la copie fiable et la piste d'audit fiable, les procédures d'archivage doivent être documentées et régulièrement contrôlées.

Loi de finances 2021 : un pas supplémentaire

Sous l'impulsion du gouvernement, le calendrier du passage à la facture électronique s'accélère. La loi de finances 2021 marque une nouvelle étape importante puisque le texte autorise l'exécutif à préciser par ordonnance les modalités de ce basculement dont le principe était d'ores et déjà acté. Dans un récent rapport, la DGFIP préconise de fixer l'obligation de réception des factures électroniques au 1er janvier 2023 et d'échelonner l'obligation d'émission du 1er janvier 2023 au 1er janvier 2025 en fonction de la taille. Pour les entreprises, il est donc grand temps d'agir afin de préparer sereinement cette révolution et d'en tirer sans plus attendre les bénéfices.

Comment choisir ses outils ?

L'un des éléments essentiels pour réussir cette transition sera naturellement de bien choisir ses outils. S'agissant de l'émission des factures, un simple traitement de texte peut suffire, la plupart permettant de produire les PDF simples qu'autorisent les textes. Côté réception, en revanche, pour ne pas être débordé par la multiplicité des canaux et des formats, il est recommandé de s'équiper d'une solution capable d'unifier les traitements, de garantir la conformité des procédures (PAF, copie fiable, archivage légal…) et de se connecter au reste du système d'information (système comptable, ERP…). Seule cette intégration permettra de digitaliser les processus de bout en bout et de faire d'une obligation légale une opportunité.

Factur-X : le format qui réconcilie tout le monde

Si le passage à la facture électronique se fait de façon aussi rapide, massive et jusqu'à présent relativement indolore, c'est dû en grande partie à la souplesse technique accordée par les textes. Cependant, s'il existait un format standard plus facile à mettre en œuvre que l'EDI et plus sécurisé que le PDF simple, cela permettrait d'intégrer davantage les échanges entre clients et fournisseurs. Tel est précisément l'objectif de Factur-X, un standard technique franco-allemand. Dans ce format hybride, la facture se présente sous la forme d'un document PDF signé dans lequel est incorporé un fichier XML réunissant les données essentielles. La plupart des outils de facturation permettant de générer des Factur-X et la plupart des outils de gestion de factures étant capables de les traiter, l'échange s'effectue sans rupture ni déperdition d'information et les bénéfices de la facturation électronique s'en trouvent démultipliés pour les deux parties.

Angélique Ribas, Yooz

Les Annuaires du Monde du Chiffre

 

 

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